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Convocar a la prensa no es solo enviar una invitación y esperar que los periodistas aparezcan. Para que un evento tenga una buena cobertura mediática, es fundamental diseñar una estrategia bien pensada que garantice el interés de los medios y su asistencia. Desde la selección de los contactos adecuados hasta el seguimiento posterior, cada detalle cuenta.
Define un objetivo claro
Antes de lanzar la convocatoria, es clave preguntarse: ¿qué queremos lograr con este evento? Puede ser el lanzamiento de un producto, el posicionamiento de un portavoz, la presentación de una alianza estratégica o simplemente generar notoriedad. Este objetivo definirá qué medios y periodistas deben ser convocados y qué mensaje queremos transmitir.
Contacta a los medios adecuados
No todos los medios son relevantes para todos los eventos. Una buena convocatoria comienza con la selección precisa de los periodistas y medios que realmente pueden estar interesados en la noticia. Para ello:
Investiga qué medios han cubierto temas similares.
Segmenta los contactos según su área de especialización.
Personaliza la invitación, mencionando por qué el evento puede ser de interés para ellos.
Si la relación con los medios ya está trabajada, el proceso es más fluido. Pero si no es el caso, es recomendable empezar a construir esos lazos antes de necesitarlos.
La invitación: breve, clara y llamativa
Los periodistas reciben decenas de correos al día, por lo que una invitación genérica o confusa difícilmente captará su atención. Debe ser breve, con la información esencial:
📌 Qué: Una frase concisa que explique el motivo del evento.
📌 Cuándo y dónde: Fecha, hora y lugar exactos.
📌 Quiénes: Voceros disponibles para entrevistas.
📌 Por qué es relevante: Un par de líneas que resuman la noticia y su impacto.
Si el evento tiene acceso exclusivo o se ofrecerá información inédita, hay que destacarlo.
El valor del contenido: exclusividad y utilidad
Para que un periodista asista, el evento debe ofrecer algo que no pueda obtener de otra forma:
Datos inéditos: Estudios, cifras o tendencias exclusivas.
Entrevistas con expertos: Voceros clave o personajes de la actualidad que puedan aportar valor.
Experiencias diferentes: Acceso a información en primicia o demostraciones en vivo.
Los medios necesitan historias, no solo eventos. Por eso, más allá de la convocatoria, hay que ofrecer contenido que realmente tenga potencial de convertirse en noticia.
Seguimiento y confirmaciones
No basta con enviar la invitación y esperar. Hay que hacer un seguimiento proactivo:
Confirmar la recepción del correo.
Llamar a los periodistas clave para recordarles el evento.
Enviar un recordatorio un día antes.
Si hay interés pero no pueden asistir, se puede ofrecer material exclusivo después del evento o incluso entrevistas personalizadas.
Post-evento: no termina cuando se apagan las luces
Una convocatoria exitosa no se mide solo por cuántos periodistas asistieron, sino por el impacto que se generó. Después del evento:
Envia un resumen con los puntos clave y material audiovisual.
Comparte imágenes y testimonios en redes sociales para amplificar el mensaje.
Haz seguimiento de las publicaciones y analiza los resultados obtenidos.
Si se logra una buena cobertura, la marca no solo gana visibilidad en el momento, sino que fortalece su reputación a largo plazo.
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